PEPPOL en Mercurius in België: Alles wat u moet weten

Sinds 2018 stimuleert de Belgische overheid het gebruik van PEPPOL voor hun inkoopfacturen. Tegen eind 2023 zal elk bedrijf dat een openbare aanbesteding van een Belgische administratie krijgt toegewezen, deze via het PEPPOL-netwerk moeten versturen. Om de toegang voor hun leveranciers te vergemakkelijken, heeft de overheid het Mercurius-portaal ontwikkeld. Na het lezen van dit artikel kunt u de belangrijkste vragen beantwoorden die u kunt hebben over de link tussen Mercurius en PEPPOL.

Wat is Mercurius?

Mercurius is een initiatief van de Belgische overheid. Het bestaat uit een softwareplatform waarop alle Belgische overheidsdiensten, zowel de federale als de gefedereerde, elektronische facturen en andere documenten in UBL-formaat ontvangen en verwerken. Al deze informatie loopt via het pan-Europese elektronische factureringsnetwerk PEPPOL, waarop Mercurius is aangesloten.

Wie gebruikt Mercurius?

Mercurius moet door alle Belgische overheden worden gebruikt. Het platform stelt bedrijven met een gering aantal B2G-facturen per jaar ook in staat deze via een onlineformulier te verzenden. Het staat ook open voor bedrijven die niet over moderne factureringssoftware beschikken die op het PEPPOL-netwerk is aangesloten.

Hoe kan ik facturen naar het Mercurius-platform sturen?

Als Belgische onderneming kunt u een account aanmaken op het Mercurius portaal. Zodra u toegang hebt, moet u de factuurgegevens manueel invoeren.

De beste manier om facturen naar de overheid te sturen is natuurlijk het gebruik van een factureringssoftware die rechtstreeks verbonden is met PEPPOL. De Belgische autoriteiten stellen een lijst op van softwares die bewezen heeft dit gemakkelijk te kunnen doen. Er zullen er meer worden toegevoegd.

PEPPOL voor B2G-facturen: Uw verplichtingen als overheid

Mercurius stelt u als overheidsdienst in staat om te voldoen aan de verplichting om PEPPOL-facturen te ontvangen. De basisconfiguratie maakt het mogelijk om deze PEPPOL-facturen naar u door te sturen op het e-mailadres van uw keuze. Dit is de minimale manier om te voldoen.

Om het volledige voordeel van e-facturatie te verkrijgen, moet de software die u gebruikt om uw inkomende facturen te beheren, verbonden zijn met Mercurius zodat die facturen automatisch in die software verschijnen. Als uw software dit nog niet ondersteunt, kunt u uw softwareleverancier aanraden contact op te nemen met Digiteal om deze mogelijkheid toe te voegen.

Digiteal gebruiken om facturen naar Mercurius te sturen

Tijd besparen is geld besparen. Het vervangen van taken met een lage toegevoegde waarde door geautomatiseerde processen moet zeker één van uw prioriteiten zijn.

Uw factureringssoftware moet verbonden zijn met een gecertificeerd PEPPOL Access Point, zodat, zodra u een nieuwe factuur uitreikt, deze automatisch via PEPPOL naar de administratie wordt verzonden.

Digiteal promoot al enkele jaren de Europese normen en heeft daarom onder meer expertise opgebouwd rond dit thema. Indien uw facturatieoplossing niet toelaat om facturen automatisch via PEPPOL te versturen, kunt u hen aanraden om
contact op te nemen met Digiteal om deze mogelijkheid toe te voegen.